法律事務所の書籍整理、活用に有用な「図書管理システム」について

法律事務所の書籍整理、活用に有用な「図書管理システム」について

• 本が必要なとき、どこにあるかわかりづらくすぐに探せない
• 事務所内で本の管理がきちんとできていないのが課題
• 所内の書籍はエクセルで管理している
• 専用の図書スペースがなく、それぞれの弁護士が自分で本を管理している

こういった状況の法律事務所さまでは「図書管理システム」の導入によって状況を大きく改善できる可能性があります。
法律事務所では多数の専門書を管理しなければなりません。弁護士の人数が増えるとそれぞれの先生方の手持ち書籍も増え、管理が大変になってしまうケースも多いでしょう。
そんなとき、「図書管理システム」を利用すると書籍を簡単に管理検索できて、より有効に書籍を活用できる可能性が高まります。

実際に大手の法律事務所をはじめとした多数の弁護士事務所が図書管理システムを導入した例もあり、弊社のシステムへも関心を持つ先生方が増えている状況です。

図書管理システムとはどういったもので何ができるのか、なぜ法律事務所におすすめできるのか、ご説明します。

図書管理システムとは

図書管理システムとは、本に個別にバーコードをつけて利用者にそれぞれ貸出用のカードを交付し、多数の書籍を一元的に管理できるシステムです。

一般的には「図書館」や「弁護士会」などで図書管理システムが採用されています。
大きな本屋でも図書検索のために図書管理システムを入れているところが多いでしょう。

実は図書室や図書館以外でも図書管理システムを導入する事業者が少なくありません。
たとえば弊社の取引先には「研究所」が多数ありますし、一般企業も導入しており法律事務所でも事例がいくつもあります。

東京の大手渉外事務所でも導入例があり、近年では中規模の法律事務所からのお問い合わせも増えている状況です。

本以外にも、事件や法律に関する「資料」も登録できるので、埋もれてしまいがちな資料探しにも便利です。

判例検索ソフトとの共通点

ほとんどの法律事務所では判例検索ソフトを導入しているでしょう。
図書管理システムは、判例検索ソフトに近い性質を持ちます。
判例を検索するのと同様に、所内の本を検索できるのです。キーワードを入れれば本を探し出したり内容を把握したりできます。

判例検索ソフトを使い慣れている方であれば、図書管理システムも簡単に利用できるでしょう。

図書管理システムがない場合に抱える問題点やリスク

図書管理システムを導入していない法律事務所さまでは、本に関するお悩みを抱えるケースが多々あります。以下でよくある問題点やリスクをお伝えします。

リスク1 本を必要なときに探せない

多いのが「本が必要なときに探せない」といったお悩みです。
弁護士業務では裁判例や条文の注釈、解説書など多数の本を参照すべき状況があるものです。そんなとき、必要な本を必要なときに探し出せなければ業務に支障が出てしまうでしょう。

リスク2 弁護士間で情報の共有ができない

弁護士の先生が多数在籍している法律事務所の場合、それぞれの先生がどのような書籍を所有しているのかお互いに把握できていないケースがよくあります。
先生方が重複して同じ本を購入してしまったり、他の先生が持っている本を知らないために案件の解決に支障が出たりするケースもあるとお聞きします。

リスク3 資産の有効活用ができない

本は多数の情報を内包している価値の高い資産です。案件の解決に必須な場合も多く、弁護士としての知見を高めるための勉強にも役立つでしょう。
それにもかかわらず管理ができていないために先生方に「読まれない本」があると、資産を眠らせてしまいます。本の価値を活かせないのは大きな損失となるでしょう。

リスク4 機会の損失、時間的ロス

本が適切に管理されていれば、いつでも必要な情報、有用な情報を得られます。
一方どこにあるかわからないと、何かあったときにわざわざ弁護士会や公共の図書館へ行って本を探さねばなりません。
事務所内の本にアクセスできないのは機会損失となりますし、時間的にも大きなロスが発生します。
弁護士の先生方の時給は高額なのに、本の検索や図書室への訪問にかける時間は非常にもったいないといえるでしょう。

リスク5 エクセルで管理するリスク

弁護士の先生の中には、Excelやaccessなどの汎用ソフトを使って本を管理している方も少おられます。
しかしこういった汎用ソフトウェアは本の管理に適した仕様になっていません。
バージョンが変わると使用方法が変わりますし、フォーマットも決まっていないのでそれぞれの先生で記載内容がばらばらです。
統一した管理ができなくなり、結局は事務所内の本の一元的な活用につながっていないケースが多数です。

法律事務所で図書管理システムを導入するメリット

法律事務所で図書管理システムを導入すると、以下のようなメリットがあります。

メリット1 本をすぐに探し出せる

図書管理システムには検索機能がついています。
必要な本がある場合、キーワードを入れると本の有無や在り処が判明します。
事務所内に本があれば、わざわざ弁護士や本屋へ探しに行く必要もないでしょう。
すぐに探し出せて本を有効活用できるのは大きなメリットとなります。

メリット2 弁護士間で本を共有できる

複数の弁護士の先生方がおられる事務所では、本の共有ができると便利です。
本が必要なとき、所内の他の先生がもっていればすぐに借りることができて、自分で探す手間を省けます。

ただ実際には他の弁護士が所有している本の詳細がわからないので、所内の弁護士が同じ本を所有している例が大多数ではないでしょうか？
図書管理システムがあればどなたがどのような本を持っているかわかり、所内にあるかどうかがわかるので、こういった無駄が発生しません。

メリット3 過去に扱った案件の情報を活かせる

一般的に、法律事務所では過去に取り扱ったものと似たタイプの事件が来るケースも多々あります。そういった状況では、過去に参照した資料や本があると便利でしょう。

ただ法律事務所では、どうしても過去に終了した事件の記録は本棚の奥にしまってしまいがちです。後になってから探し出すのは至難の業、というケースも少なくないとお伺いします。
あらかじめ図書管理システムに資料ごと登録しておけば、同じような案件が来たときに参照できて便利です。事務所の他の弁護士が情報を必要としている場合にも本や資料にアクセスして参考にできます。

メリット4 高い検索機能

図書管理システムには高い検索機能がついています。

• 用語
• キーワード
• 所在
• 著者
• 分類

こういった条件で検索できるので、必要な本や資料にすぐにアクセスできます。

メリット5 担当者が変わっても引き継ぎが容易

図書管理システムを導入する場合、所内のどなたかが実際の管理や運用をご担当されるでしょう。
システム化さえしていれば、担当者が変わっても簡単に管理体制を引き継げます。
情報管理や引き継ぎが容易な点も図書管理システムのメリットといえるでしょう。

図書管理システムをおすすめする法律事務所のタイプ

図書管理システムの導入は以下のような法律事務所へ特におすすめします。

大手法律事務所

東京や都市部の大手法律事務所などで蔵書が数万冊という場合、図書管理システムは必須といえるでしょう。弊社の取引先にも20年以上システムをご愛用いただている大手渉外事務所さまがあります。

中規模の法律事務所

準大手や中規模の法律事務所の場合「蔵書数も多くはないので図書管理システムが不要」と考えるケースも少なくありません。
しかし中規模の法律事務所でこそ、図書管理システムが役立ちます。大手事務所ほど系統的な図書管理ができていないケースが多いためです。弁護士間での情報共有が不十分といったお悩みもあるでしょう。
蔵書数でいうと2000冊程度の規模であれば、図書管理システムが十分に効果を発揮します。
弊所へのお問い合わせも中規模事務所によるものが増加傾向にあり、多くの法律事務所が蔵書の管理に関心を持たれています。

小規模でも本を管理したい事務所

小規模であっても蔵書数が多く、しっかり管理したい事務所には図書管理システムをおすすめします。

図書管理システムのコスト

確かに図書管理システムを導入すると、コストがかかります。

ただし多くの先生方から「予想より安い」という感想を頂きます。

たとえば弊社サービスの場合、買い取り型とクラウド型の2タイプがあり、それぞれ料金体系が異なります。
クラウド型の場合には「月額1万円から」利用できます。利用者数やニーズに応じて費用は変わりますが、概ね月額4万円程度までで収まるケースが多数です。
料金体系についてはこちらのHPに詳しく記載していますので、ぜひご覧ください。

クラウドタイプのセキュリティについて

現在、弊社の図書管理システムをお使いの法律事務所さまはほとんどがクラウド型を利用されています。クラウド型の場合、コストは低くなり他のユーザーと簡単に情報のやり取りや共有ができるメリットがあるためです。
一方、サイバー攻撃などセキュリティ面を不安視される方もおられるでしょう。

サイバー攻撃はソフトウェアの脆弱性を突いた攻撃を行うことです。
ソフトウェアのセキュリティパッチを適用して、脆弱性を解消することによりシステムを守ります。
実際問題セキュリティパッチを提要していれば、ほとんどのサイバー攻撃を防ぐといわれています。
しかしながら、次々と新しい脆弱性が発見される昨今では、迅速かつ確実にセキュリティパッチを適用することが難しくなっています。
クラウドシステムならセキュリティパッチの適用は弊社にて行いますので、セキュリティについてもご心配いただく必要はありません。

弊社サービスの特徴

ニーズに応じた対応

弊社の図書管理システムでは、お客様それぞれのニーズに応じた対応をしています。
たとえば保守管理まで行うのか不要とするのかお選びいただけますし、利用者数や蔵書数、利用方法に応じたコース設定を用意しています。細かいカスタマイズも可能ですので、ご要望がありましたらお気軽にご相談ください。

コストを抑えられる

弊社サービスの特徴はコストが低いことです。
クラウド型なら月額1万円からご利用いただけますし、月額4万円以下となっている法律事務所さまが多数です。判例検索ソフトを入れるより低価格となるケースも多いでしょう。

ぜひとも一度、導入をご検討くださいませ。

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株式会社システムラボは便利な図書管理システムをより多くのお客様にご利用いただくために誠心誠意、サポートさせていただきます。少しでも気になった先生はぜひとも一度、お問い合わせください。