企業内図書スペース向け 運用マニュアルテンプレート

はじめに

対象とする図書スペース

• 設置形態: 企業内ライブラリ、社内図書室、社員食堂・休憩室併設の図書コーナー、研修室併設の資料スペース等
• 運営体制: 専任スタッフを置かず、総務・人事・広報等の担当者が兼務で運営
• 蔵書規模: 〜1,000 冊程度
• 想定読者: 兼務で図書スペースを担当する総務部・人事部・広報部等の職員
• 本テンプレートが向かないケース: 専門司書を配置する研究機関・企業内専門図書館（→ 専門図書館向けテンプレート を参照）

運用方針 — 「しなくてもいい事はしない」

本マニュアルは、専任スタッフを置かない兼務運用を前提に、業務をシンプルにまとめた省力運用テンプレートです。柱は次の 3 点で、詳細は各章で扱います。

• セルフ運用: 貸出・返却・検索を利用者自身に任せ、カウンター業務を最小化（第 4 章）
• フリーロケーション配架: ジャンル棚＋色シールで装備と配架を簡素化（2.3・第 3 章）
• 実態主義の蔵書管理: 督促・蔵書点検は省き、紛失即時除籍でデータを実態に保つ（第 6 章）

マニュアルの使い方

本マニュアルは骨子テンプレートです。本文中に次の 2 種類のマーカーを設けています。貴館の実情に合わせて書き換え・追記のうえご利用ください。

• 記入欄（例）: 典型的な運用事例を記載しています。貴館の実際の運用に合わせて、事例文をそのまま書き換えてください。
• 【テンプレート編集メモ】（引用ブロック内）: 画面キャプチャ等を挿入する場所の指示です。完成版マニュアルではこの行ごと削除してください。

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1. 運営の目的と基本方針

• 設置目的: 利用者（自社社員等）が必要なときに資料へアクセスできる、最小限の図書スペースを維持することを目的とします。
• 選書方針: 蔵書 1,000 冊程度の規模では網羅性を求めません。各部門が必要に応じて自部門経費で購入し、会社共有資産として登録する資産プール型で運営します（詳細は 1.2 参照）。利用者リクエストは総務で集約し、関連部門へ購入打診します。

記入欄（例）:

• 設置母体: 〇〇株式会社 総務部（資産プール型・各部門購入）
• 利用対象者: 自社社員とその家族
• 選書方針: 各部門購入を基本、利用者リクエストは総務が集約し関連部門へ打診
• 担当: 総務 〇〇（受入・利用者登録の兼務）

1.2 資料調達

本図書スペースは集中購買予算を持ちません。各部門が業務上必要な書籍を自部門の経費で購入し、会社共有資産として総務へ持ち込む「資産プール型」で運営します。

• 購入: 各部門が自部門経費で購入（経費処理は各部門の経理ルールに従う）
• 持込: 書籍と納品書コピーを総務窓口へ持参 → 受入後は会社共有資産として全社に開放
• リクエスト: 利用者リクエストは総務で集約し、関連部門へ購入打診

記入欄（例）:

• リクエスト受付: 館内設置のリクエスト用紙／社内ポータルのフォーム
• 受入処理: 毎週金曜午後にまとめて実施
• 持込部門の例: 法務／人事／開発／総務

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2. 資料の組織化（受入・登録）

2.1 受入業務の担当

受入は省力運用の中でも省略不可な業務です。担当者を 1 名決めて運用します（バックアップとして副担当を 1 名指名）。

記入欄（例）:

• 主担当: 総務 〇〇
• 副担当: 総務 □□
• 受入頻度: 週 1 回まとめて処理（毎週金曜午後）

2.2 受入処理

1. 納品された図書と納品書を照合する
2. 本にバーコードを貼付する（貼付位置は 3.1 参照）
3. データ登録: ISBN から自動取得 → 自動取得できた書誌のみを登録
4. ジャンルゾーンを設定（2.3 参照）
5. 雑誌・新刊コーナー等の別置区分があれば設定する

【テンプレート編集メモ】 画面キャプチャ挿入箇所 — 蔵書登録画面のスクリーンショットを挿入してください。完成版では本行を削除します。

2.3 ジャンルゾーンと色シール

背ラベル（請求記号）は使用しません。代わりに、図書をジャンル棚に配架し、棚の前面にゾーン名を掲示します。色付き丸シールを背に貼り、ジャンルの目印とします。

記入欄（例） ジャンル区分と色シール:

ジャンル	ゾーン名	色シール	配架棚
文学（小説・エッセイ）	文学	赤	A 棚
社会科学（経営・経済・法律）	社会科学	青	B 棚
自然科学（理工・医学）	自然科学	緑	C 棚
実用書（料理・趣味・健康）	実用	黄	D 棚
児童書・絵本	こども	ピンク	E 棚
雑誌（図書として登録）	雑誌	白	F 棚

• 各棚の上部・側面にゾーン名のサインを掲示
• OPAC の所在情報欄には「文学」「社会科学」等のゾーン名のみを記録（棚番号は記録しない）
• 同じゾーン内では順序を厳密に管理しない（「なんとなく並べる」）

2.4 書誌データ入力ルール

書誌登録の手間を最小化するため、自動取得結果をそのまま採用 することを基本とします。

• 自動取得が成功した場合: 内容を確認するのみで、修正は行わない
• 自動取得が失敗した場合: 原則として登録対象外とする（どうしても登録が必要なときは、書名・著者・出版年の 3 項目のみ手入力）
• 雑誌は本ルールの例外として扱い、手入力で登録する（2.5 参照）
• 件名・分類記号は付与しない（検索はタイトル・著者・キーワードで対応）

2.5 雑誌の扱い

雑誌として購入した資料も「図書」として 1 冊ずつ登録します。継続購読の管理・未着確認・製本といった雑誌特有の業務は割り切って省き、図書と同じシンプルな流れで扱います。

• 登録方法: ISBN を持たない号が多いため、自動取得は行わず手入力で登録します。入力項目は 誌名・号数（発行年月）・発行所 の 3 項目のみとします
• バックナンバーが不要になった時点で除籍する（保存年限は定めない）
• 雑誌棚（白シール）に配架するが、巻号順に並べる必要はない

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3. 装備（資料の物理的加工）

3.1 必須の装備

• バーコードの貼付: 一冊ごとに固有のバーコードを貼ります。貼付位置は統一ルールを設けます。
• 色付き丸シール: ジャンル区分の目印として、背の上部に貼ります（2.3 参照）。

3.2 シンプルな装備方針

省力運用のため、以下の装備は割り切って省きます。

• 背ラベル（三段ラベル）: 請求記号運用に代えてジャンル棚＋色シールで配架するため、貼付は不要
• 蔵書印: バーコードで所有を識別できるため、押印は不要
• ブックコートフィルム: 破損したら廃棄する方針のため、保護フィルムは不要

3.3 カバー・帯の扱い

• カバー: そのまま残す（廃棄しない）。書店で見たままの状態で配架することで、利用者が手に取りやすくします。
• 帯: 廃棄する

記入欄（例）:

• バーコードラベル: 24 × 12 mm、裏表紙右下、右辺・下辺から 2 cm 空ける
• 色シール: 直径 15 mm の丸シール、背の上端から 1 cm 下
• 軽装本のフィルム包装: 行わない

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4. サービス（貸出・返却）

4.1 セルフ貸出

専任スタッフを置かないため、貸出は利用者自身が行います。

1. セルフ貸出端末を開く
2. 利用者カード（または社員証）を読み取る
3. 貸出する図書のバーコードを順に読み取る
4. 画面に貸出冊数・返却期限が表示されることを確認する
5. 貸出完了 を押下する

【テンプレート編集メモ】 画面キャプチャ挿入箇所 — セルフ貸出画面のスクリーンショットを挿入してください。完成版では本行を削除します。

貸出ルール:

項目	内容
冊数上限	10 冊
貸出期間	3 年
延長	不要（期間が十分長いため）
予約	受け付けない

貸出期間 3 年の理由: 督促業務を発生させないため、現実的に「忘れた頃に返ってくる」期間として設定しています。期限切れの督促連絡は一切行いません。

4.2 セルフ返却

返却も利用者自身が行います。

1. セルフ返却端末（または貸出端末の返却モード）を開く
2. 返却図書のバーコードを読み取る
3. 画面に「返却済み」と表示されることを確認する
4. 返却棚（または所定のジャンル棚）へ自分で戻す

返却棚の運用:

• カウンター付近に「返却された本」と明示した棚を設置
• 兼務職員が週 1 回まとめてジャンル棚へ戻す（毎日処理しない）
• 同じジャンル棚に並べるだけでよい（順序は問わない）

4.3 在架資料の利用に集中

予約機能は使わず、その場で借りられる資料に絞って提供します。利用者が借りたい本が貸出中だった場合は、「返却されたら来てください」という案内で済ませます。

4.4 利用者ペースの返却

貸出期間を 3 年と長めに設定することで、督促業務をなくし、利用者が自分のペースで返却できる運用とします。3 年経過しても返却されない資料は「紛失」として処理します（6.1 参照）。

4.5 セルフ運用のトラブル対応

セルフ端末で利用者が困った際の最低限の対応をまとめます。

エラー内容	対応
利用者カードが読み取れない	カードの汚れ・破損を確認、必要に応じて 5.1 で再発行
図書バーコードが読み取れない	兼務職員が手動で図書 ID を入力
端末が反応しない	兼務職員へ連絡 → 再起動／ベンダーへ問い合わせ

記入欄（例）:

• 兼務職員の所在: 総務部窓口（図書スペースから徒歩 30 秒）
• 端末トラブル連絡先: 内線 xxxx
• ベンダー連絡先: 株式会社 LX システム（03-xxxx-xxxx）

4.6 システム障害時のフォールバック

クラウドシステムが一時的に利用できない場合は、貸出・返却を停止 します。専任スタッフがいないため、紙の貸出簿による手書き運用は行いません。

• 障害時は館内掲示で「システム障害のためセルフ貸出停止中」を掲示
• 復旧後に通常運用を再開

記入欄（例）:

• 障害連絡先: 株式会社 LX システム（03-xxxx-xxxx）
• 障害発生時の館内掲示: テンプレート「障害お知らせ」を兼務職員 PC のデスクトップに保存

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5. 利用者管理

5.1 利用者登録・再発行

利用者登録の担当者は、受入業務と同じ職員 が兼務します（業務窓口を一本化）。

新規登録:

1. 利用者登録 メニューを開く
2. 氏名・連絡先・所属を入力する
3. 利用者カードを発行する（社員証で代用する場合は登録のみ）

カード再発行（紛失・破損時）:

1. 利用者管理 メニューで対象利用者を検索
2. 既存カード番号を無効化し、新しいカード番号を発行
3. 旧カードに紐づく貸出記録は新カードに引き継がれる（再入力不要）
4. 再発行手数料が必要な場合は、親組織の経理ルールに従って収納

【テンプレート編集メモ】 画面キャプチャ挿入箇所 — 利用者登録画面のスクリーンショットを挿入してください。完成版では本行を削除します。

記入欄（例）:

• 登録担当: 総務 〇〇（受入業務と兼務）
• 登録受付: 平日 10:00〜16:00、総務窓口で随時
• 利用者カード: 社員証で代用（再発行不要）／施設利用カードを発行
• 再発行手数料: 実費 500 円（紛失時のみ。破損は無償再発行）

5.2 利用者情報の更新・抹消（退職・異動時の対応）

退職・異動が発生した場合は、社内資産管理の観点から未返却資料の状況を必ず確認します。督促業務は行いませんが、最後の依頼として自主返却を促します。

1. 退職・異動の連絡を受けたら、利用者管理画面で未返却資料の有無を確認
2. 未返却資料がある場合: 退職・異動の手続き窓口（人事／総務）経由で自主返却を 1 回だけ依頼
3. 返却されないまま退職・異動した場合: 利用者ステータスを「無効」に変更し、貸出記録は保持。3 年経過時に紛失として除籍処理（6.1 参照）
4. 親組織の資産管理規定で即時の備品台帳除却が必要な場合は、3 年を待たずに紛失処理する

記入欄（例）:

• 退職・異動連絡の入手元: 人事システムの月次連携（毎月 1 日）
• 自主返却依頼の窓口: 人事部退職手続き担当
• 即時除籍の判断基準: 1 冊あたり取得価額 5,000 円以上の資料は退職時点で除籍・備品台帳更新

5.3 個人情報・貸出履歴の取扱い

省力運用の小規模図書スペースでも、蔵書評価・利用統計・トレーサビリティ確保のため、貸出履歴は削除せず長期保管する運用 とします。一方で、履歴データへのアクセス権限は兼務職員に限定し、目的外利用は行いません。

収集する個人情報:

項目	取得目的	保管期間
氏名・所属（部署）	利用者本人確認・館内連絡	ステータス「無効」化後も保持
連絡先（社内メール／内線）	紛失資料の自主返却依頼・必要時の連絡	退職・異動時に削除
利用者カード番号／社員証番号	貸出・返却の本人識別	ステータス「無効」化後も保持
貸出記録（未返却・返却済み）	蔵書評価・利用統計・トレーサビリティ確保	長期保管（自動削除しない）

• 現在の貸出記録（未返却）: 返却または紛失処理が完了するまで保持
• 返却済みの貸出履歴: 自動削除は行わず長期保管（蔵書評価・利用統計の根拠資料として活用）
• 履歴データへのアクセスは兼務職員（受入・利用者登録担当）に限定
• 個人情報は親組織の個人情報保護方針に準拠
• 利用者本人からの開示・訂正・削除請求があった場合は親組織の規定に従って対応

記入欄（例）:

• 貸出履歴の保管期間: 長期保管（蔵書評価・利用統計のため自動削除しない）
• 退職時の連絡先削除タイミング: 退職日翌月の月次メンテナンスで削除
• アクセス可能なスタッフ: 総務 〇〇・□□（受入・利用者登録の兼務担当）
• 個人情報保護方針: 親組織「〇〇株式会社 個人情報保護方針」に準拠
• 開示請求窓口: 親組織の個人情報相談窓口（総務人事部）

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6. 蔵書のメンテナンス

6.1 紛失資料の即時除籍

蔵書点検（棚卸し）に代えて、紛失が判明した時点で即時除籍 するルールで蔵書データを実態に保ちます。

• 利用者からの紛失申告 → その場で除籍処理
• 貸出 3 年経過しても返却されない資料 → 紛失として除籍処理
• 書架にないことに気付いた資料 → 1 か月程度待って戻らなければ除籍

資産管理・監査対応:

• 除籍処理時は**除籍理由・除籍日・最終利用者（貸出中の場合）**をシステム上に記録として残す
• 資産計上している資料（5.2 で定めた閾値以上）は、除籍と同時に備品台帳の更新を行う
• 除籍記録は親組織の証憑保管期間（通常 7 年）に従って保存し、監査時の照会に応じる

蔵書点検を省く理由: 専任スタッフ不在の運用では、蔵書点検の人員確保と閉館期間の調整コストが過大になります。紛失を許容しつつ即時除籍することで、蔵書データを実態に近い状態で保ち続けます。

6.2 破損資料の廃棄

破損した資料は修理せず廃棄 する方針とし、補修・応急処置・専門業者への依頼などの作業はかけません。

• 破損が見つかった時点で除籍 → 廃棄
• 再度必要であれば新規購入する（修理コストより新規購入の方が安価かつ確実）

6.3 除籍・廃棄処理

• 紛失・破損・内容陳腐化のいずれかに該当する資料を除籍します
• 除籍承認は担当者の判断で実施（稟議等は不要）
• 除籍した現物は組織の廃棄ルール（古紙回収等）に従って処分

6.4 書架整理

書店スタイルの「なんとなく並べる」方式のため、シェルフ・リーディング（厳密な配架順チェック）は不要です。返却された資料は週 1 回まとめてジャンル棚へ戻すだけで運用します。

記入欄（例）:

• 紛失即時除籍ルール: 申告／発覚の都度処理
• 破損即時廃棄ルール: 補修・修理は実施しない
• 除籍承認: 担当者判断（稟議不要）
• 廃棄方法: 社内古紙回収ボックスへ投入（必要に応じて蔵書印・バーコードを消す）

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7. 日常業務・定期業務チェックリスト

日次（兼務職員が立ち寄り時に確認）

• セルフ貸出端末が稼働しているか確認
• 返却棚に資料が溜まりすぎていないか確認

週次

• 返却棚の資料をジャンル棚へ戻す
• 受入処理（金曜午後）
• 利用者からのリクエスト確認・選書

月次

• 貸出・返却件数の確認（システム上で集計）
• 新着図書のお知らせ（社内掲示板・館内掲示等）

年次

• 蔵書数・利用件数の年次集計
• セルフ端末・バーコードリーダーの動作確認
• バーコードラベル・色シール等の備品補充

シンプルに保つために割り切る業務

省力運用を貫くため、以下の業務は割り切って省きます。代わりに利用者体験に直結する業務（受入・セルフ貸出環境の維持・選書）にリソースを集中させます。

• 蔵書点検（棚卸し）
• 督促（電話・メール・郵送いずれも）
• 予約受付・取り置き
• 雑誌の継続購読管理・未着確認・製本
• 資料の修理・補修
• シェルフ・リーディング（配架順チェック）
• 件名・分類記号の付与
• 蔵書印の押印
• ブックコートフィルム包装

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8. 設置スペース・什器（参考）

蔵書 1,000 冊規模の図書スペースを立ち上げる際の物理的な目安です。新規開設時の参考としてご利用ください。

8.1 スペースの広さ

• 書架占有面積の目安: 1,000 冊で書架 6〜8 棹（背幅 90 cm 級・6 段の場合）。占有床面積はおよそ 4〜6 ㎡
• 利用者動線・閲覧スペース: 書架前に最低 90 cm の通路、1〜2 席の閲覧スペース（テーブル＋椅子）を確保
• 合計の推奨面積: 10〜15 ㎡ 程度（社員食堂・休憩室の一角でも十分成立）

8.2 サイン（掲示物）

• ゾーンサイン: 各書架の上部または側面に「文学」「社会科学」等のゾーン名を A4 サイズ程度で掲示
• 館内案内: 入口付近に「セルフ貸出の流れ」「貸出ルール（冊数・期間）」「障害時の連絡先」を 1 枚にまとめて掲示
• 更新頻度: 年 1 回見直し（年次定期業務に組込）

8.3 什器・備品

備品	用途	目安
書架（6 段）	蔵書の配架	6〜8 棹
セルフ貸出端末（PC／タブレット）	貸出・返却操作	1 台
バーコードリーダー	図書・利用者カード読取	1 台
返却棚（ワゴン等）	カウンター付近に設置	1 台
バーコードラベルプリンタ	受入時のラベル発行	1 台（既存プリンタで代替可）
閲覧テーブル・椅子	館内閲覧用	1〜2 席

記入欄（例）:

• 設置場所: 5F 社員食堂北側エリア（約 12 ㎡）
• 書架: 既存スチールラック 6 棹を流用
• セルフ貸出端末: Surface Go 1 台（総務貸与）
• 動線: 食堂入口から書架へ直進、返却棚は出口側に配置

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